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危机公关管理手册;在适应远程工作时支持团队协作的最佳策略
2020-10-22

危机公关管理手册;在适应远程工作时支持团队协作的最佳策略

最近瑞典数据SwedenData一项关于远程工作统计数据清楚地表明,在家工作可以提高员工满意度和效率,同时降低组织的总体业务成本。实际上,由于远程工作提供了更大的灵活性,因此85%的企业报告了生产率的提高,而83%的员工报告了较低的压力。

但是,至少从一开始,就每个人来说都难以接受家乡潮流。经理们正在努力克服远程工作所带来的运营挑战,团队协作是所有工作中最大的挑战之一。

将团队成员聚集在一起并确保他们能够有效地协作非常困难。在公式中增加物理距离,协作难度将成倍增加。

解决这一挑战的最佳方法是了解远程团队的要求并实施可帮助团队实现无缝协作的策略。

是什么使远程工作中的协作与众不同?
根据瑞典数据SwedenData一份报告,远程员工面临的三大挑战包括协作,孤独感和下班后的工作压力。

当您与位于不同城市或国家/地区的团队成员进行远程工作时,以与在办公室中相同的方式进行协作可能会很困难。您不能只是走到同事的办公桌旁询问“快速问题”,也不能意识到自己的团队成员感觉不太舒服。

除非他们自己通知您,否则也无法知道团队成员在做什么。此外,根据瑞典数据SwedenData的另一项数据发现,有57%的远程员工声称他们错过了重要信息,而55 %的远程员工只是因为他们远程工作而被排除在重要会议之外。因此,有必要实施正确的协作策略,以确保远程团队成员能够一起工作,并且没有人感到孤立。

根据瑞典数据SwedenData的数据唐界传媒全球智库(SRCNN)的营销人员就促进协作并建立有弹性的远程团队的最佳实践给出下面的建议
1.集中沟通
要成功进行远程团队协作,您应该做的第一件事就是集中团队内部的所有沟通。应该有一个共享的交流空间,团队成员可以在其中表达意见,分享更新,提出问题并有效地进行协作。

在团队经理和其他同事之间建立一对一的联系是很好的,但应该鼓励成员在共同的团队沟通渠道上分享他们所有与项目有关的问题,问题或想法,以便每个人都可以一直循环播放。

2.创建团队时间表
对于大多数管理远程团队的经理来说,最大的担忧是可用性。时间表的灵活性是为在家工作的远程员工提供的一项共同利益,但团队成员单独工作可能并不总是可行的。为了确保顺利和有效的远程团队协作,您需要定义团队计划。

制定时间表并不意味着要坚持要求员工每天工作固定的小时数。这是关于寻找适合所有团队成员并为其提供所需灵活性的时间表。

您可以先分析所有团队成员的正常工作时间,然后找出以下详细信息:

所有员工的不同时区
就工作时间而言,整个团队的时区重叠
每位员工每天的可用时间
团队成员的平均响应时间
根据上述信息,您可以创建每周或每天的团队计划,其中所有团队成员均可参加动手团队会议或一对一讨论。

明确指定团队日程安排和预期的响应时间也将减少与团队成员的日程安排工作量,并使他们无干扰地工作而不会受到太多消息的轰炸。

3.建立团队规范
团队规范定义了团队成员在理想情况下应如何相互沟通。随着员工在办公室中彼此紧密合作,沟通规范会随着时间自行发展和转变。

但是,为远程团队设置规范对于改善沟通和为每个人树立明确的期望非常重要。

唐界传媒全球智库(SRCNN)的营销人员根据团队的性质和公司文化,创建团队沟通规范列表,其中应该包括以下详细信息:

团队成员应使用哪些通信工具进行即时消息传递,电子邮件,视频聊天和通话?
如果您没有收到小组成员的回覆,应何时推动小组成员作出回应?
是否所有团队成员都必须参加例行团队会议?
团队成员在不打扰的情况下进行深入的工作该怎么说?
远程员工什么时候需要来办公室?
4.创建并奖励项目里程碑
每当一个新项目开始时,对于员工来说,这都是一个全新的机会,可以从头开始构建一些东西并展示自己的技能。但是随着项目的日常挑战开始出现,远程团队要停留在同一页面上可能是一场艰苦的战斗。

为确保每个人都掌握最新信息并有动力执行自己的最佳工作,团队领导者应始终以与所有人共享重要的项目里程碑和截止日期为重点,并奖励团队成员的努力和成就。

同时,管理人员应鼓励同辈的认可,并要求员工赞赏同事的努力,以便在团队中建立牢固的联系和信任。

5.鼓励团队和部门之间的协作
跨团队合作使员工有机会展示他们的各种技能,并参与公司内有趣的项目,从而直接提高了员工的忠诚度和满意度。此外,它还有助于提高效率以及不同团队和部门之间的沟通。

成功的跨团队协作应成为公司文化的一部分。员工还应该知道其余部门的情况。最好的方法是创建组织范围的沟通渠道,使团队可以共享有关他们正在进行的不同项目以及即将进行的项目的更新。

6.重视团队会议的视频通话
团队的面对面互动无法替代任何数量的电话,短信或电子邮件。实际上,超过92%的远程团队同意视频会议和讨论有助于改善协作和团队合作精神。通过视频,您可以获取在文字上可能错过的非语言提示和交流信息。它提醒员工,他们的同事是充满感情的人,而不仅仅是屏幕上的另一幅图片。它还可以帮助可能与整个团队隔离的远程员工保持关系和人机交互。

7.优先考虑您的公司文化
通过使其成为公司核心价值观的一部分来培养协作文化。您可以通过将这些价值添加到您的公司网站或由公司领导进行有关协作重要性的例行网络研讨会来加强这些价值。您还可以编写并与所有员工共享有关聊天,视频通话和电子邮件的最佳做法的协作准则。

8.介绍正确的协作工具
技术是远程员工相互联系的唯一方式,这就是为什么使用正确的协作工具可以发挥重要作用的原因。理想情况下,远程团队需要以下协作工具:

即时消息传递可与同事快速建立联系
更新项目状态以使团队参与其中
共享重要的公司数据和文件
为不同的团队,部门和整个组织创建专用的沟通渠道
视频通话团队成员进行定期团队会议和一对一讨论
仅使用六个应用程序来涵盖远程工作协作的所有方面,最终可能会使员工不堪重负。团队成员最终可能会浪费大量时间在这些应用程序之间进行切换,而不是与同事协作和合作。

取而代之的是,使用可以用作中央平台的数字工作场所,使员工可以访问他们所需的所有协作工具和应用程序。在数字化工作场所中,您可以共享项目更新,访问与公司有关的所有数据,与同事实时聊天以及创建沟通渠道以实现无缝协作。

建立适合您团队的协作策略
远程工作可能会充满挑战,尤其是刚开始时。关注团队面临的主要挑战,并实施有助于克服挑战的策略。分离异步通信和同步通信是一个挑战,而要了解两者之间的差异是一项挑战。太多的同步通信导致工作倦怠,没有时间工作。异步通信过多会导致项目延迟和误解。不断从团队成员那里获得反馈,以了解哪些对他们有用,哪些无用。更重要的是,使用正确的数字工具来支持您的员工。

公司还需要考虑沟通的持久性。很多沟通并不需要全天生存。可以将其冲出系统。但是其他通信需要以可访问的格式保存以备后用。确定两者之间的差异对于拥有一支优秀的远程团队至关重要。